Intensjonskunngjøring - Midlertidig avtale for kjøp av økonomisystem

Offisielt navn

Sandnes kommune

Tittel

Intensjonskunngjøring - Midlertidig avtale for kjøp av økonomisystem

Beskrivelse

Sandnes kommune (heretter oppdragsgiver) har til intensjon å inngå en midlertidig avtale om leveranse av et skybasert økonomisystem med Visma Enterprise AS. Den midlertidige avtalen vil ha en varighet på 2 år, med en opsjon på utvidelse med 1 år. Bakgrunnen for den midlertidige avtalen er at oppdragsgiver mottok et varsel om end-of-life for dagens økonomisystem, hvor vedlikeholdsavtalen ikke lengre ville være gyldig fra 2026. Oppdragsgiver forsøkte derfor tidligere i år å gjennomføre en konkurranse for anskaffelse av økonomisystem for å erstatte dagens løsning. I begynnelsen av anskaffelsen fikk oppdragsgiver tilbakemelding fra leverandører om at det var for dårlig tid til å gjennomføre en forsvarlig konkurranse og implementering av et økonomisystem. Oppdragsgiver sjekket derfor dette med andre oppdragsgivere som hadde gjennomført en slik anskaffelse, og fikk lik tilbakemelding fra oppdragsgivere om at det ikke var nok tid til å gjennomføre. Dette var basert på at løsningen skulle implementeres slik at den var klar i begynnelsen av 2026. Samtidig hadde oppdragsgiver basert seg på at den til tross for slutt på vedlikeholdet av dagens økonomisystem ville kunne lene seg på dagens løsning for enkelte prosesser inn i 2026 mens implementeringen av et nytt økonomisystem pågikk. Dette viste seg å være feil, og oppdragsgiver ville derfor ikke kunne la implementeringen gå over den tidsperioden som opprinnelig var planlagt. Videre ville konsekvensene for oppdragsgiver være katastrofale dersom den ikke har et fungerende økonomisystem innen dagens løsning slutter å fungere. I tilbakemeldingene oppdragsgiver fikk ble det også oppgitt at leverandørene ønsker en åpnere konkurranse, hvor det settes av god tid til å gjøre seg kjent med og evaluere løsningene. Basert på den nye informasjonen om tidsperspektivet i anskaffelsen tok oppdragsgiver derfor kontakt med leverandørene som hadde meldt interesse i anskaffelsen. Det ble informert om at oppdragsgiver heller ikke lenger mente det var god nok tid til å gjennomføre en forsvarlig anskaffelse og implementering, og at oppdragsgiver også hadde forståelse for ønsket om å åpne for flere måter å løse oppdragsgivers behov på. Oppdragsgiver oppga videre at den ønsket å inngå en midlertidig avtale med dagens leverandør for overgang til deres skyløsning mens en ny anskaffelse utarbeides og gjennomføres. Det ble skissert en fremdriftsplan på 6-8 måneder forberedelse, 6-8 måneder konkurransegjennomføring, og 6-8 måneder implementering. Det ble bedt om tilbakemelding fra leverandørene på hva leverandørene mente om en slik utsettelse. Oppdragsgiver mottok positiv tilbakemelding fra leverandørene om at de så behovet for å inngå en midlertidig avtale mens ny konkurranse utarbeides og gjennomføres. Oppdragsgiver avlyste derfor den pågående anskaffelsen av økonomisystem, og informerte også i meddelelsen om avlysning om sin intensjon om å inngå en midlertidig avtale med dagens leverandør mens arbeidet med en ny anskaffelse av økonomisystem vil gjennomføres. Den midlertidige avtalen vil dekke fagområdene Lønn, Regnskap, Budsjett, Innkjøp (ehandel), og forhandlinger. Den vil dekke all funksjonalitet og alle integrasjoner oppdragsgiver har i dagens løsning, og vil derfor sikre at oppdragsgiver har et fungerende økonomisystem i perioden ny anskaffelse gjennomføres i. Den midlertidige avtalen er estimert å ha en verdi på 13 000 000 eks. mva. over 3 år.

Prosedyreidentifikator

f8646c7c-af51-4120-b1f0-a69f3d5e8ccd

Intern identifikator

25/07838

Type prosedyre

andre ett-trinnsprosedyrer

Kontraktens art

Tjenester

Hoved klassifisering

Datatjenester: rådgivning, programvareutvikling, internett og systemstøtte

Ytterligere klassifisering

Programvare og informasjonssystemer

Ytterligere klassifisering

Programvare relatert til forretningsvirksomhet

Ytterligere klassifisering

Programvare for økonomianalyse og regnskap

Ytterligere klassifisering

Programvare for økonomianalyse

Ytterligere klassifisering

Programvare for regnskap

Ytterligere klassifisering

Regnskapssystem

Ytterligere klassifisering

Faktureringssystem

Ytterligere klassifisering

Økonomiske informasjonssystemer

Ytterligere klassifisering

Programmering av software og rådgivning

Ytterligere klassifisering

System- og støttetjenester

Ytterligere klassifisering

Help-desk og støttetjenester

Ytterligere klassifisering

Programvarerelaterte tjenester

Ytterligere klassifisering

Levering av programvare

Ytterligere klassifisering

Databehandling

Postadresse

Rådhusgata 1

By

Sandnes

Postnummer

4306

Underenhet i land

Rogaland (NO0A1)

Land

Norge

Anskaffelsesforskriftens §13-4, b), 2) Oppdragsgiveren kan gjennomføre en anskaffelse uten konkurranse dersom b. anskaffelsen gjelder ytelser som bare en bestemt leverandør kan levere fordi 2. konkurranse er umulig av tekniske årsaker eller Nr. 2 og 3 gjelder bare når det ikke foreligger rimelige alternativer og den manglende konkurransen ikke skyldes at oppdragsgiveren har tilpasset anskaffelsesdokumentene til en bestemt leverandør

Tittel

Intensjonskunngjøring - Midlertidig avtale for kjøp av økonomisystem

Beskrivelse

Sandnes kommune (heretter oppdragsgiver) har til intensjon å inngå en midlertidig avtale om leveranse av et skybasert økonomisystem med Visma Enterprise AS. Den midlertidige avtalen vil ha en varighet på 2 år, med en opsjon på utvidelse med 1 år. Bakgrunnen for den midlertidige avtalen er at oppdragsgiver mottok et varsel om end-of-life for dagens økonomisystem, hvor vedlikeholdsavtalen ikke lengre ville være gyldig fra 2026. Oppdragsgiver forsøkte derfor tidligere i år å gjennomføre en konkurranse for anskaffelse av økonomisystem for å erstatte dagens løsning. I begynnelsen av anskaffelsen fikk oppdragsgiver tilbakemelding fra leverandører om at det var for dårlig tid til å gjennomføre en forsvarlig konkurranse og implementering av et økonomisystem. Oppdragsgiver sjekket derfor dette med andre oppdragsgivere som hadde gjennomført en slik anskaffelse, og fikk lik tilbakemelding fra oppdragsgivere om at det ikke var nok tid til å gjennomføre. Dette var basert på at løsningen skulle implementeres slik at den var klar i begynnelsen av 2026. Samtidig hadde oppdragsgiver basert seg på at den til tross for slutt på vedlikeholdet av dagens økonomisystem ville kunne lene seg på dagens løsning for enkelte prosesser inn i 2026 mens implementeringen av et nytt økonomisystem pågikk. Dette viste seg å være feil, og oppdragsgiver ville derfor ikke kunne la implementeringen gå over den tidsperioden som opprinnelig var planlagt. Videre ville konsekvensene for oppdragsgiver være katastrofale dersom den ikke har et fungerende økonomisystem innen dagens løsning slutter å fungere. I tilbakemeldingene oppdragsgiver fikk ble det også oppgitt at leverandørene ønsker en åpnere konkurranse, hvor det settes av god tid til å gjøre seg kjent med og evaluere løsningene. Basert på den nye informasjonen om tidsperspektivet i anskaffelsen tok oppdragsgiver derfor kontakt med leverandørene som hadde meldt interesse i anskaffelsen. Det ble informert om at oppdragsgiver heller ikke lenger mente det var god nok tid til å gjennomføre en forsvarlig anskaffelse og implementering, og at oppdragsgiver også hadde forståelse for ønsket om å åpne for flere måter å løse oppdragsgivers behov på. Oppdragsgiver oppga videre at den ønsket å inngå en midlertidig avtale med dagens leverandør for overgang til deres skyløsning mens en ny anskaffelse utarbeides og gjennomføres. Det ble skissert en fremdriftsplan på 6-8 måneder forberedelse, 6-8 måneder konkurransegjennomføring, og 6-8 måneder implementering. Det ble bedt om tilbakemelding fra leverandørene på hva leverandørene mente om en slik utsettelse. Oppdragsgiver mottok positiv tilbakemelding fra leverandørene om at de så behovet for å inngå en midlertidig avtale mens ny konkurranse utarbeides og gjennomføres. Oppdragsgiver avlyste derfor den pågående anskaffelsen av økonomisystem, og informerte også i meddelelsen om avlysning om sin intensjon om å inngå en midlertidig avtale med dagens leverandør mens arbeidet med en ny anskaffelse av økonomisystem vil gjennomføres. Den midlertidige avtalen vil dekke fagområdene Lønn, Regnskap, Budsjett, Innkjøp (ehandel), og forhandlinger. Den vil dekke all funksjonalitet og alle integrasjoner oppdragsgiver har i dagens løsning, og vil derfor sikre at oppdragsgiver har et fungerende økonomisystem i perioden ny anskaffelse gjennomføres i. Den midlertidige avtalen er estimert å ha en verdi på 13 000 000 eks. mva. over 3 år.

Intern identifikator

25/07838

Kontraktens art

Tjenester

Hoved klassifisering

Datatjenester: rådgivning, programvareutvikling, internett og systemstøtte

Ytterligere klassifisering

Programvare og informasjonssystemer

Ytterligere klassifisering

Programvare relatert til forretningsvirksomhet

Ytterligere klassifisering

Programvare for økonomianalyse og regnskap

Ytterligere klassifisering

Programvare for økonomianalyse

Ytterligere klassifisering

Programvare for regnskap

Ytterligere klassifisering

Regnskapssystem

Ytterligere klassifisering

Faktureringssystem

Ytterligere klassifisering

Økonomiske informasjonssystemer

Ytterligere klassifisering

Programmering av software og rådgivning

Ytterligere klassifisering

System- og støttetjenester

Ytterligere klassifisering

Help-desk og støttetjenester

Ytterligere klassifisering

Programvarerelaterte tjenester

Ytterligere klassifisering

Levering av programvare

Ytterligere klassifisering

Databehandling

Kjøper forbeholder seg retten til tilleggskjøp fra entreprenøren, som beskrevet her

Avtalen inneholder en opsjon på forlengelse med 1 år.

Postadresse

Rådhusgata 1

By

Sandnes

Postnummer

4306

Underenhet i land

Rogaland (NO0A1)

Land

Norge

Varighet, År

2

Maksimal fornyelse

1

Beskrivelse

Avtalen inneholder en opsjon på forlengelse med 1 år.

Virksomhet som gjennomfører klagebehandling

Sør-Rogaland Tingrett -

Informasjon om tidsfrister for gjennomgang

Klagefrist settes til 10 dager fra dagen etter publiseringen av denne kunngjøringen.

Verdien av alle kontrakter tildelt i denne prosedyren, Norwegian krone

13,000,000

Offisielt navn

Visma Enterprise AS

Betalingsmiddelidentifikator

Tilbud om midlertidig avtale for økonomisystem

Identifikator for parti eller gruppe med partier

LOT-0000

Identifikator for kontrakten

25/07838

Offisielt navn

Sandnes kommune

Registreringsnummer

964965137

Postadresse

Rådhusgata 1

By

Sandnes

Postnummer

4306

Underenhet i land

Rogaland (NO0A1)

Land

Norge

Kontaktpunkt

Bård Krane Alander

E-post

bard.krane.alander@sandnes.kommune.no

Telefon

+47 40900860

Kjøper profil

Offisielt navn

Visma Enterprise AS

Registreringsnummer

982 410 339

By

Oslo

Postnummer

0301

Underenhet i land

Oslo (NO081)

Land

Norge

E-post

visma@visma.com

Telefon

46404000

Vinner av disse delkontraktene

LOT-0000

Offisielt navn

Sør-Rogaland Tingrett

Registreringsnummer

926723448

By

Sandnes

Postnummer

4306

Underenhet i land

Rogaland (NO0A1)

Land

Norge

E-post

sor-rogaland.tingrett@domstol.no

Telefon

52004600

Varselidentifikator/-versjon

c9f3e345-2aaa-4fbc-9de2-ecc80abac7d7 01

Type skjema

Forhåndskunngjøring av direkte tildeling

Type varsel

Frivillig intensjonskunngjøring

Varsel utsendelsesdato

17.06.2025 13:43

Varsel om utsendelsesdato (eSender)

17.06.2025 14:00

Språk der denne kunngjøringen er offisielt tilgjengelig

norsk, English