Eventbyråtjenester

Official name

[Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon] ---

Legal type of the buyer

Central government authority

Activity of the contracting authority

General public services

Title

Eventbyråtjenester

Description

Hovedformålet med anskaffelsen er å inngå en rammeavtale på konsulenttjenester knyttet til å planlegge, organisere og gjennomføre nasjonale (norske deltakere) og internasjonale (norske og utenlandske deltakere) konferanser. Avtalen vil gjelde både fysiske, digitale og hybride arrangementer. Tjenestene innebærer alle konsulenttjenester som naturlig hører til arrangering av konferanser, herunder utarbeide planforslag, booking av lokaler/servering/underholdning o.l., etablere kontakt og samarbeide med berørte myndigheter i inn- og utland, samt utføre forberedelser til og administrative oppgaver ved gjennomføring av konferansene. Det vil bli inngått en parallell rammeavtale med to leverandører for to år med mulighet for forlengelse i ytterligere 1+1 år, totalt fire år. Anskaffelsens verdi er i størrelsesorden 25-30 millioner NOK eks. mva for en periode på fire år.

Procedure identifier

2022-395394

Internal identifier

21/487

Main features of the procedure

Åpen tilbudskonkurranse

Nature of the contract

Services

Main classification

Organisering av arrangement

Estimated value excluding VAT

30 000 000 NOK

Title

Eventbyråtjenester

Description

Hovedformålet med anskaffelsen er å inngå en rammeavtale på konsulenttjenester knyttet til å planlegge, organisere og gjennomføre nasjonale (norske deltakere) og internasjonale (norske og utenlandske deltakere) konferanser. Med konferanser menes konferanser, pressekonferanser, kulturarrangementer, seminarer, tilstelninger, viktige markeringer, møter og lignende arrangementer. Avtalen vil gjelde både fysiske, digitale og hybride arrangementer. Konsulenten skal kunne ha rollen som både prosjektleder og bistå under andres ledelse etter behov i alle faser av en arrangering av konferanse. Tjenestene innebærer alle konsulenttjenester som naturlig hører til arrangering av konferanser, herunder utarbeide planforslag, booking av lokaler/servering/underholdning o.l., etablere kontakt og samarbeide med berørte myndigheter i inn- og utland, samt utføre forberedelser til og administrative oppgaver ved gjennomføring av konferansene. Hele eller deler av innkjøp av varer og/eller tjenester til arrangementer skal som hovedregel dekkes gjennom departementsfellesskapets allerede eksisterende rammeavtaler eller gjennom leveranser fra DSS. Dersom dette ikke er mulig skal leverandøren gjennomføre anskaffelser under terskelverdi (del I) iht. til regelverket for offentlige anskaffelser, ref. lov av 17.juni 2016 nr.72 om offentlige anskaffelser og forskrift av 12.august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser, og iht. til oppdragsgivers maler og instrukser. Det vil bli inngått en parallell rammeavtale med to leverandører for to år med mulighet for forlengelse i ytterligere 1+1 år, totalt fire år. Denne rammeavtalen gir Kunden rett, men ingen plikt til å tildele kontrakter innenfor rammeavtaleperioden. Kunden har til enhver tid rett til å inngå avtaler med andre leverandører for anskaffelse av hele eller deler av den samme eller tilsvarende type tjenester. Anskaffelsens verdi er i størrelsesorden 25-30 millioner NOK eks. mva for en periode på fire år. Det presiseres at dette kun er et estimat. Estimatet baseres på erfaringstall og antatt utvikling. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver på noen måte og vil også være avhengig av budsjettildelingen til enhver tid, samt andre forhold. I siste fire års periode ble det gjennomført rundt 20 fysiske konferanser og rundt 70 digitale konferanser. Antallet digitale konferanser i forrige avtaleperiode har vært betraktelig større enn normalt grunnet koronapandemien. Antall deltakere på tidligere fysiske konferanser har variert mellom 50 og 2000. Unntaksvis kan det også forekomme fysiske arrangementer med et større antall deltakere. Ved digitale arrangementer vil antall deltakere kunne være betydelig større enn ved fysiske arrangementer. Det kan være behov for å avholde konferanser utenlands, men i mindre grad. I forrige kontraktsperiode ble ingen konferanser avholdt utenlands. Anslaget for antall og omfang av konferanser er beheftet med usikkerhet og vil variere. For nærmere beskrivelse av leveransen, se bilag 1 til kontrakt (Kundens beskrivelse av oppdraget).

Nature of the contract

Services

Main classification

Organisering av arrangement

Additional classification

Organisering av utstillinger, messer og kongresser

Additional classification

Organisering av seminarer

Additional classification

Organisering av kulturarrangement

Additional classification

Organisering av selskap

Additional classification

Organisering av messer og utstillinger

Country subentity

Oslo (NO081)

Duration

24 MONTH

Estimated value excluding VAT

30 000 000 NOK

Reserved participation

None

Type

Other

Description

Det er satt kvalifikasjonskrav til: - Betalte skatter og avgifter - Leverandør skal være et lovlig etablert foretak - Leverandøren må ha tilstrekkelig evne og erfaring til å kunne gjennomføre leveransen - Leverandør må ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre leveransen innenfor de angitte rammer og frister. Se mer informasjon, samt dokumentasjonskrav, i konkurransegrunnlagets punkt 5.

Use of this criterion

Used

Address of the procurement documents

[ http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=327447&B=DSS ] ---

Electronic submission

Tillatt

Address for submission

Languages in which tenders or requests to participate may be submitted

norsk

Deadline for receipt of expressions of interest

28.04.2022 12:00:00+02:00

Deadline for receipt of tenders

28.04.2022 12:00:00+02:00

Review organisation

[ Oslo Tingrett ] ---

Organisation providing additional information about the procurement procedure

[ Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon ] ---

Organisation receiving requests to participate

[ Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon ] ---

Official name

Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon

Registration number

974 761 424

Postal address

Postboks 8129 Dep

Town

Oslo

Postcode

0032

Country

Norge

Contact point

Julia Josephine Berg

Email

Julia-Josephine.Berg@dss.dep.no

Telephone

+47 22249090

Internet address

Buyer profile

Official name

Oslo Tingrett

Postal address

Postboks 2106 Vika

Town

Oslo

Postcode

0125

Country

Norge

Email

oslo.tingrett@domstol.no

Telephone

+47 22035200

Internet address

Notice identifier/version

2022-395394 01

Form type

Competition

Notice type

Contract notice – light regime

Notice dispatch date

24.03.2022 12:00:00+02:00

Languages in which this notice is officially available

norsk (bokmål)

Notice publication number

n.a.

Publication date

24.03.2022